{"id":4490,"date":"2011-05-05T15:14:30","date_gmt":"2011-05-05T18:14:30","guid":{"rendered":"https:\/\/eliezerladeira.com.br\/blog\/?p=4490"},"modified":"2026-02-12T13:41:23","modified_gmt":"2026-02-12T16:41:23","slug":"use-o-google-docs-de-maneira-eficiente-em-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/eliezerladeira.com.br\/blog\/use-o-google-docs-de-maneira-eficiente-em-sua-empresa\/","title":{"rendered":"Use o Google Docs de maneira eficiente em sua\u00a0empresa"},"content":{"rendered":"
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Praticamente todas as empresas precisam de servi\u00e7os b\u00e1sicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses servi\u00e7os s\u00e3o implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses servi\u00e7os, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.<\/p>\n

H\u00e1 como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um servi\u00e7o diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa \u00e9 acess\u00edvel a partir de dispositivos m\u00f3veis.<\/p>\n

Existem algumas diferen\u00e7as entre as solu\u00e7\u00f5es oferecidas pelo Google e aquelas no portf\u00f3lio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos servi\u00e7os dispon\u00edveis na plataforma Google Apps for Businesses.<\/p>\n

Google Apps Collaboration Tools<\/strong><\/p>\n

Adicionalmente \u00e0 gest\u00e3o dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na constru\u00e7\u00e3o de arquivos e gera\u00e7\u00e3o de conte\u00fado. Apesar de todo o conte\u00fado estar armazenado na nuvem, o Google mant\u00e9m a seguran\u00e7a dos arquivos bastante robusta.<\/p>\n

A agenda oferecida pelo Google Calendar \u00e9 \u00fatil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A vers\u00e3o dispon\u00edvel para empresas \u00e9 semelhante ao servi\u00e7o gratuito, mas tem itens voltados para funcion\u00e1rios. Uma das op\u00e7\u00f5es oferecidas \u00e9 compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas voc\u00ea estaria dispon\u00edvel para uma reuni\u00e3o. O Calendar envia convites para reuni\u00f5es e se atualiza \u00e0 medida que outras pessoas confirmam a presen\u00e7a no evento.<\/p>\n

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em su\u00edtes de edi\u00e7\u00e3o de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conte\u00fado desses arquivos pode ser editado por v\u00e1rias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usu\u00e1rio fa\u00e7a as altera\u00e7\u00f5es sem sobrescrever mudan\u00e7as efetuadas por outros usu\u00e1rios (o que poderia ocorrer se a cada altera\u00e7\u00e3o os usu\u00e1rios baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas pol\u00edticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Tamb\u00e9m existe a op\u00e7\u00e3o de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.<\/p>\n

Na vers\u00e3o Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conte\u00fado para determinados agrupamentos de usu\u00e1rios, uma op\u00e7\u00e3o para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar neg\u00f3cios, sem informar ao pessoal da manuten\u00e7\u00e3o o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao hist\u00f3rico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.<\/p>\n

Outro servi\u00e7o dispon\u00edvel apenas na vers\u00e3o Premier \u00e9 o Google Video. Equivale a uma vers\u00e3o privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar v\u00eddeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um c\u00edrculo fechado de usu\u00e1rios. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel hospedar v\u00eddeos p\u00fablicos, o que elimina a necessidade de assinar outros servi\u00e7os ou listas.<\/p>\n

O Gmail no ambiente corporativo<\/strong><\/p>\n

A principal vantagem entre as vers\u00f5es gratuitas do Google e das su\u00edtes pagas, \u00e9 percept\u00edvel no servi\u00e7o de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao dom\u00ednio Gmail e o endere\u00e7o ser seunome@gmail.com, voc\u00ea pode dispor de um dom\u00ednio personalizado, o que faz uma diferen\u00e7a enorme na divulga\u00e7\u00e3o de sua marca. O Google oferece a op\u00e7\u00e3o de registro de dom\u00ednio ao custo de 10 d\u00f3lares anuais e o configura automaticamente.<\/p>\n

Talvez os 7,4 GB de espa\u00e7o para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e m\u00e9dias empresas. Dispon\u00edvel sem custo e configur\u00e1vel para at\u00e9 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endere\u00e7os diferentes por dia. A n\u00e3o ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em servi\u00e7os dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na vers\u00e3o p\u00fablica, a interface desses servi\u00e7os inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela vers\u00e3o paga. Nela, voc\u00ea poder\u00e1 eliminar a op\u00e7\u00e3o de exibi\u00e7\u00e3o de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a op\u00e7\u00e3o de gerenciar o dom\u00ednio, localizado no topo da p\u00e1gina e desabilitar a exibi\u00e7\u00e3o de publicidade em seu dom\u00ednio. Salve as altera\u00e7\u00f5es e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do servi\u00e7os n\u00e3o tivessem de realizar essa modifica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

O custo da vers\u00e3o Premier \u00e9 de 50 d\u00f3lares por ano e por usu\u00e1rio. Nessa modalidade, cada usu\u00e1rio pode enviar at\u00e9 2 mil e-mails por dia para endere\u00e7os diferentes e o espa\u00e7o de armazenamento aumenta para 25 GB.<\/p>\n

Siga as dicas de neg\u00f3cios<\/strong><\/p>\n

O que ser\u00e1 que aconteceu com aquele e-mail superimportante que voc\u00ea enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endere\u00e7o do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, voc\u00ea pode criar apelidos para contatos de e-mail com endere\u00e7os complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em \u201ce-mail\u201d. Encontre o nome do destinat\u00e1rio na rela\u00e7\u00e3o de contatos e edite as informa\u00e7\u00f5es. Voc\u00ea poder\u00e1 criar um apelido para o contato, algo que seja dif\u00edcil de digitar de forma errada.<\/p>\n

Outras mensagens enviadas com endere\u00e7os digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletr\u00f4nico, mas mesmo a\u00ed, voc\u00ea pode fazer altera\u00e7\u00f5es. Acesse as configura\u00e7\u00f5es do servi\u00e7o e selecione a op\u00e7\u00e3o de e-mail. Des\u00e7a at\u00e9 a se\u00e7\u00e3o de e-mail routing e marque a op\u00e7\u00e3o de \u201cRoute\u201d para capturar todos os endere\u00e7os, insira o seu nome, salve as altera\u00e7\u00f5es e pronto.<\/p>\n

Com base no Google Groups \u00e9 poss\u00edvel gerir a comunica\u00e7\u00e3o interna, mas ele tamb\u00e9m pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, voc\u00ea pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que ir\u00e1 encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na op\u00e7\u00e3o de Grupos e criar um novo conjunto de destinat\u00e1rios.<\/p>\n

Por padr\u00e3o, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a op\u00e7\u00e3o \u201cPermitir que todos enviem mensagens\u201d. De agora em diante, um cliente poder\u00e1 contatar toda a equipe de vendas a partir de um \u00fanico e-mail.<\/p>\n

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar<\/strong><\/p>\n

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar voc\u00ea de determinados compromissos. Os avisos podem chegar at\u00e9 voc\u00ea via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente at\u00e9 o seu celular (e n\u00e3o precisa ser um smartphone de \u00faltima gera\u00e7\u00e3o). Veja como configurar essas op\u00e7\u00f5es que devem lembr\u00e1-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reuni\u00e3o come\u00e7ar.<\/p>\n

De dentro do painel de controle do Google Apps \u2013 n\u00e3o estamos falando do painel de administrador \u2013 abra a op\u00e7\u00e3o do calend\u00e1rio. Selecione as configura\u00e7\u00f5es e os alertas. Voc\u00ea poder\u00e1 clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notifica\u00e7\u00e3o. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poder\u00e1 configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necess\u00e1rio configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as altera\u00e7\u00f5es antes de sair.<\/p>\n

Mais op\u00e7\u00f5es de aplicativos<\/strong><\/p>\n

A uni\u00e3o entre o calend\u00e1rio e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunica\u00e7\u00e3o dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calend\u00e1rio e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.<\/p>\n

Uma boa op\u00e7\u00e3o para encontrar tais solu\u00e7\u00f5es \u00e9 o Google Apps Marketplace. L\u00e1 est\u00e3o exibidos os programas gratuitos e os pagos para integra\u00e7\u00e3o no Google Docs. Ao ativar a op\u00e7\u00e3o de integra\u00e7\u00e3o do programa escolhido, ele automaticamente \u00e9 distribu\u00eddo para todos os usu\u00e1rios ligados, diferente do software tradicional, em que \u00e9 necess\u00e1ria uma instala\u00e7\u00e3o isolada para cada usu\u00e1rio.<\/p>\n

Google Voice (ainda n\u00e3o dispon\u00edvel para o Brasil)<\/strong><\/p>\n

Esse servi\u00e7o permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja voc\u00ea onde estiver. Uma extens\u00e3o desse servi\u00e7os cria um n\u00famero telef\u00f4nico exclusivo para voc\u00ea, que faz soar todos os seus n\u00fameros informados.<\/p>\n

\u00c9 muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto voc\u00ea est\u00e1 trabalhando. Ao mesmo tempo \u00e9 chato receber chamadas de estranhos enquanto est\u00e1 ocupado. Uma solu\u00e7\u00e3o seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que voc\u00ea deseja receber. Uma op\u00e7\u00e3o \u00e9 configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o n\u00famero de quem est\u00e1 ligando.<\/p>\n

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para voc\u00ea, ser\u00e3o encaminhados para linhas distintas e voc\u00ea ter\u00e1 melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas n\u00e3o ir\u00e3o incomodar o seu sono enquanto voc\u00ea est\u00e1 em casa.<\/p>\n

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